برنامه‌ریزی کلاس‌های آموزشگاه موسیقی، قدم به قدم
، خواندن حدود ۵ دقیقه
برنامه‌ی هفتگی یک آموزشگاه موسیقی پیچیده‌تر از چیزی است که از بیرون به نظر می‌رسد. ده‌ها کلاس خصوصی ثابت، چند کلاس گروهی، مدرس‌هایی که فقط دو یا سه روز در هفته می‌آیند، اتاق‌هایی که بعضی‌شان پیانو دارند و بعضی ندارند، و هنرجوهایی که مدرسه و کلاس‌های دیگرشان هم ساعت مشخصی دارد. یک جابه‌جایی کوچک می‌تواند چند کلاس دیگر را هم جابه‌جا کند.
این نوشته قدم‌به‌قدم توضیح می‌دهد که چطور برنامه‌ی یک ترم را بچینید تا کمتر لازم باشد وسط ترم آن را از نو بنویسید. همین روش برای آموزشگاه زبان، نقاشی یا هر آموزشگاهی که کلاس ثابت هفتگی دارد هم کار می‌کند.
قدم ۱: ساعت حضور مدرس‌ها را بگیرید
برنامه از مدرس‌ها شروع می‌شود، نه از هنرجوها. قبل از شروع ثبت‌نام، از هر مدرس بپرسید کدام روزها و چه ساعت‌هایی می‌تواند در آموزشگاه باشد. این ساعت‌ها را دقیق بنویسید، مثلاً «شنبه و دوشنبه از ۱۴ تا ۲۰»، نه «بعدازظهرها».
اگر مدرسی در طول ترم مرخصی یا سفر برنامه‌ریزی‌شده دارد، همین حالا بپرسید. جابه‌جا کردن کلاس‌ها قبل از ترم خیلی ساده‌تر از وسط ترم است.
قدم ۲: اتاق‌ها و سازها را فهرست کنید
هر اتاق را با امکاناتش بنویسید: کدام پیانو دارد، کدام برای درام عایق صوتی دارد، کدام برای کلاس گروهی جا دارد. خیلی از تداخل‌های وسط ترم از اینجا می‌آید که دو کلاس پیانو در یک ساعت به تنها اتاق پیانودار نیاز دارند.
قدم ۳: کلاس‌های گروهی را اول بچینید
کلاس‌های گروهی، مثل سلفژ یا ارکستر، کمترین انعطاف را دارند: چند هنرجو باید هم‌زمان بتوانند بیایند و اتاق بزرگ‌تری لازم است. این کلاس‌ها را اول در برنامه بگذارید و بعد کلاس‌های خصوصی را در ساعت‌های باقی‌مانده بچینید.
برای هر کلاس گروهی ظرفیت مشخص کنید. ظرفیت هم به اتاق بستگی دارد و هم به نوع کلاس؛ کلاس گروهی گیتار مبتدی با هشت نفر هم اداره می‌شود، اما کلاس آنسامبل شاید با پنج نفر پر باشد.
قدم ۴: کلاس‌های خصوصی را با ساعت مدرسه‌ی هنرجوها هماهنگ کنید
بیشتر هنرجوهای کودک و نوجوان فقط بعدازظهرها آزادند. پس ساعت‌های ۱۶ تا ۲۰ معمولاً پرطرفدارترین ساعت‌ها هستند و زود پر می‌شوند. چند پیشنهاد:
- ساعت‌های صبح را به بزرگسال‌ها پیشنهاد بدهید. بزرگسال‌هایی که شغل آزاد دارند یا بازنشسته‌اند، اغلب صبح را ترجیح می‌دهند.
- کلاس‌های پشت‌سرهم یک مدرس را در یک اتاق بگذارید. جابه‌جا شدن مدرس بین اتاق‌ها وقت می‌گیرد و کلاس بعدی دیر شروع می‌شود.
- بین کلاس‌ها فاصله‌ی کوتاه بگذارید، حتی پنج یا ده دقیقه. کلاس‌های پشت‌سرهم بدون فاصله، معمولاً تا آخر روز چند دقیقه عقب می‌افتند.
قدم ۵: کلاس‌ها را یک بار برای کل ترم ثبت کنید
وقتی برنامه‌ی هفته‌ی اول چیده شد، بقیه‌ی هفته‌ها همان است. کلاس‌های ثابت را به‌شکل تکرارشونده ثبت کنید، نه هفته‌به‌هفته. به این ترتیب از اول ترم معلوم است هر مدرس در هر هفته چند جلسه دارد و تداخل‌ها همان اول دیده می‌شوند، نه هفته‌ی هشتم.
قدم ۶: از قبل برای تغییرها برنامه داشته باشید
برنامه‌ای که هیچ تغییری نکند وجود ندارد. هنرجو لغو می‌کند، مدرس بیمار می‌شود، تعطیلی رسمی پیش می‌آید. سه چیز را قبل از شروع ترم مشخص کنید:
- قانون لغو و جلسه‌ی جبرانی. تا چند ساعت قبل لغو به‌موقع است و جبرانی تا کی اعتبار دارد. یک نمونه‌ی آماده در قانون کنسلی و جلسه‌ی جبرانی برای آموزشگاه آمده است.
- فهرست انتظار. برای هر مدرس یا هر ساز، کسانی را که دنبال ساعت هستند بنویسید. وقتی کلاسی خالی شد، اول به آن‌ها خبر بدهید.
- یادآوری. یک روز قبل از هر کلاس به هنرجو یا ولی‌اش پیامک بدهید. نمونه‌ی متن را در متن پیامک یادآوری نوبت ببینید.
قدم ۷: آخر ماه حساب کنید
آخر هر ماه دو حساب لازم است: هر مدرس چند جلسه برگزار کرده (برای حق‌التدریس) و هر هنرجو چه مقدار از شهریه‌اش را پرداخت کرده است. اگر حضور و غیاب هر جلسه همان روز ثبت شده باشد، این حساب چند دقیقه طول می‌کشد. اگر نشده باشد، باید دفتر را ورق بزنید و از مدرس‌ها بپرسید.
یک نکته: جلسه‌ای که هنرجو دیر لغو کرده یا بی‌خبر نیامده، برای مدرس برگزارشده حساب می‌شود یا نه؟ این را هم از اول ترم با مدرس‌ها روشن کنید.
خلاصه
| قدم | کار |
|---|---|
| ۱ | ساعت حضور هر مدرس را دقیق بگیرید |
| ۲ | اتاق‌ها و امکانات هر کدام را بنویسید |
| ۳ | کلاس‌های گروهی را اول بچینید |
| ۴ | کلاس‌های خصوصی را با ساعت آزاد هنرجوها هماهنگ کنید |
| ۵ | کلاس‌ها را یک بار برای کل ترم ثبت کنید |
| ۶ | قانون لغو، فهرست انتظار و یادآوری را از قبل آماده کنید |
| ۷ | حضور و غیاب را همان روز ثبت کنید تا حساب آخر ماه آسان باشد |
برنامه‌ی آموزشگاه در برنامک
در برنامک ساعت کاری هر مدرس یک بار وارد می‌شود و در برنامه‌ی هفتگی هر روز فقط مدرس‌هایی ردیف دارند که آن روز کار می‌کنند یا جلسه‌ای دارند. هر کلاس با مدرس و اتاقش ثبت می‌شود؛ جلسه‌های هفتگی برای ۱۲ هفته یک‌جا ساخته می‌شوند و هفته‌ای که تداخل داشته باشد رد می‌شود. دو کلاس هم‌زمان برای یک مدرس یا یک اتاق ثبت نمی‌شود، چون پایگاه داده آن را نمی‌پذیرد. کلاس خصوصی و گروهی هر کدام ظرفیت خودشان را دارند، مدرس‌ها حضور و غیاب را از پنل خودشان می‌زنند، و شهریه‌ی ترمی یا قسطی با رسید کارت‌به‌کارت ثبت می‌شود. برای جزئیات، صفحه‌ی نرم‌افزار مدیریت آموزشگاه موسیقی را ببینید.