قانون کنسلی و جلسه‌ی جبرانی برای آموزشگاه؛ با یک نمونه‌ی آماده
، خواندن حدود ۵ دقیقه
در بیشتر آموزشگاه‌ها قانون کنسلی جایی نوشته نشده است. هر بار که هنرجویی جلسه‌ای را لغو می‌کند، منشی یا مدیر همان لحظه تصمیم می‌گیرد: این یکی جبرانی دارد، آن یکی ندارد، برای این خانواده چون قدیمی است استثنا قائل می‌شویم. نتیجه این است که هنرجوها احساس بی‌عدالتی می‌کنند، مدرس‌ها نمی‌دانند برنامه‌شان قطعی است یا نه، و جلسه‌های جبرانی بی‌حساب جمع می‌شوند.
یک قانون نوشته‌شده این مشکل را حل می‌کند. در این نوشته قسمت‌های یک قانون کنسلی خوب را مرور می‌کنیم و در آخر یک نمونه‌ی آماده می‌آوریم که می‌توانید با تغییر عددها از آن استفاده کنید.
قانون کنسلی برای چه کسی است
قانون کنسلی فقط برای جریمه کردن هنرجو نیست. سه طرف از آن سود می‌برند:
- هنرجو می‌داند اگر به‌موقع خبر بدهد، جلسه‌اش از دست نمی‌رود.
- مدرس می‌داند ساعتش بی‌دلیل خالی نمی‌ماند و اگر خالی شد، احتمالاً کسی جایش می‌آید.
- آموزشگاه دیگر لازم نیست برای هر لغو جداگانه تصمیم بگیرد و بحث کند.
قانونی که فقط به فکر آموزشگاه باشد، هنرجو را فراری می‌دهد. قانونی که هیچ مرزی نداشته باشد، برنامه‌ی مدرس‌ها را به هم می‌ریزد. هدف جایی بین این دو است.
پنج قسمت اصلی
۱. مهلت لغو
مشخص کنید تا چند ساعت قبل از شروع جلسه، لغو «به‌موقع» حساب می‌شود. ۲۴ ساعت عدد رایجی است: به هنرجو فرصت کافی می‌دهد و برای آموزشگاه هم یک روز وقت می‌گذارد تا جای خالی را پر کند. برای کلاس‌هایی که پر کردن جایشان سخت‌تر است، ۴۸ ساعت هم منطقی است.
۲. جلسه‌ی جبرانی برای لغو به‌موقع
هنرجویی که به‌موقع لغو کرده، کار درستی کرده است و نباید ضرر کند. معمولاً یک جلسه‌ی جبرانی به او تعلق می‌گیرد. اما جبرانی بی‌حد و مرز هم مشکل‌ساز است، پس دو عدد را مشخص کنید:
- مدت اعتبار: جلسه‌ی جبرانی تا چند روز قابل استفاده است. ۳۰ روز عدد معقولی است؛ اگر جبرانی سه ماه بماند، دیگر کسی یادش نیست.
- سقف: هر هنرجو در هر ترم یا هر ماه حداکثر چند جلسه‌ی جبرانی می‌گیرد. بدون سقف، هنرجویی که مرتب لغو می‌کند همیشه جلسه‌ی طلبکار دارد.
۳. لغو دیرهنگام و غیبت
لغوی که بعد از مهلت انجام شود، جلسه‌ی جبرانی ندارد و جلسه برگزارشده حساب می‌شود. غیبت بی‌خبر هم همین‌طور. این قسمت باید صریح نوشته شود، چون بیشترین بحث‌ها سر همین است.
برای موارد واقعاً اضطراری، مثل بیماری یا اتفاق خانوادگی، می‌توانید اختیار استثنا را به مدیر بدهید. اما استثنا باید استثنا بماند و در قانون هم به همین شکل نوشته شود.
۴. وقتی آموزشگاه یا مدرس لغو می‌کند
این قسمت معمولاً فراموش می‌شود، اما برای اعتماد هنرجو مهم است. اگر مدرس بیمار شد یا آموزشگاه تعطیل بود، جلسه‌ی جبرانی بدون هیچ شرطی به هنرجو تعلق می‌گیرد و در سقف جبرانی‌های او هم حساب نمی‌شود.
۵. راه خبر دادن
بنویسید هنرجو چطور باید لغو کند: لینکی که در پیامک یادآوری می‌آید، پیام به شماره‌ی آموزشگاه، یا تماس تلفنی. هر چه این راه ساده‌تر باشد، لغوها زودتر انجام می‌شوند. زمان لغو هم باید جایی ثبت شود تا اگر بحثی پیش آمد، معلوم باشد لغو به‌موقع بوده یا نه.
یک نمونه‌ی آماده
این متن را می‌توانید با تغییر عددها برای آموزشگاه خودتان استفاده کنید. برای خانواده‌ها هم قابل فهم نوشته شده است.
قانون لغو جلسه‌ها
۱. اگر تا ۲۴ ساعت قبل از شروع جلسه لغو کنید، یک جلسه‌ی جبرانی برای شما ثبت می‌شود.
۲. جلسه‌ی جبرانی تا ۳۰ روز اعتبار دارد و در هر ترم حداکثر سه جلسه‌ی جبرانی ثبت می‌شود.
۳. لغو کمتر از ۲۴ ساعت قبل از جلسه و غیبت بدون اطلاع، جلسه‌ی جبرانی ندارد و جلسه برگزارشده حساب می‌شود.
۴. اگر جلسه از طرف آموزشگاه یا مدرس لغو شود، جلسه‌ی جبرانی بدون شرط ثبت می‌شود.
۵. برای لغو، از لینک داخل پیامک یادآوری استفاده کنید یا به شماره‌ی آموزشگاه پیام بدهید.
چطور قانون را اجرا کنیم
نوشتن قانون نیمی از کار است. نیم دیگر اجرای یکسان آن است:
- از روز ثبت‌نام بگویید. قانون را همراه فرم ثبت‌نام بدهید یا در پیامک خوش‌آمدگویی بفرستید. هنرجویی که قانون را از قبل می‌دانسته، کمتر بحث می‌کند.
- برای هنرجوهای فعلی یک تاریخ شروع بگذارید. قانون جدید را چند هفته قبل اعلام کنید و از اول ماه بعد اجرا کنید.
- برای همه یکسان اجرا کنید. اگر برای یک نفر استثنا قائل شوید، بقیه هم همان را می‌خواهند.
- جبرانی‌ها را ثبت کنید. بدون ثبت، معلوم نیست چه کسی چند جلسه طلب دارد و کدام منقضی شده است.
- جبرانی را به ساعت خالی وصل کنید. وقتی کسی لغو می‌کند، اولین نفری که باید خبردار شود کسی است که جلسه‌ی جبرانی طلب دارد. به این ترتیب جبرانی‌ها بدون باز کردن ساعت اضافه برگزار می‌شوند.
اشتباه‌های رایج
- قانون بدون عدد. جمله‌ای مثل «لطفاً زودتر اطلاع دهید» قانون نیست.
- جبرانی بی‌سقف و بی‌تاریخ. بعد از چند ماه، بخشی از برنامه‌ی مدرس‌ها صرف جبرانی‌های قدیمی می‌شود.
- سخت‌گیری بیش از حد. اگر لغو به‌موقع هم جبرانی نداشته باشد، هنرجو دلیلی برای خبر دادن ندارد و بی‌خبر غیبت می‌کند.
- فراموش کردن لغو از طرف آموزشگاه. هنرجویی که می‌بیند قانون فقط وقتی خودش لغو کند اجرا می‌شود و آموزشگاه برای لغو خودش جبرانی نمی‌دهد، اعتمادش را از دست می‌دهد.
برای کم کردن خود کنسلی‌ها، جدا از قانون، چند کار دیگر هم جواب می‌دهد که در کاهش کنسلی و غیبت مشتری‌ها آمده است. اگر آموزشگاه موسیقی دارید، برنامه‌ریزی کلاس‌های آموزشگاه موسیقی هم به کارتان می‌آید.
این قانون در برنامک
در برنامک قانون لغو برای هر خدمت جدا تنظیم می‌شود: مهلت لغو به ساعت، اینکه لغو به‌موقع جلسه‌ی جبرانی دارد یا نه، مدت اعتبار جبرانی و سقف آن در هر ۹۰ روز. بقیه‌ی کار خودکار است. لغو به‌موقع، تا وقتی هنرجو به سقف نرسیده، جبرانی می‌گیرد و لغو دیرهنگام نمی‌گیرد، جبرانی‌های تاریخ‌گذشته خودشان بسته می‌شوند، و اگر آموزشگاه جلسه‌ای را لغو کند، جبرانی همه‌ی هنرجوهای آن جلسه ثبت می‌شود و در سقف آن‌ها حساب نمی‌شود. وقتی جایی خالی شد، اول به کسانی پیشنهاد می‌شود که جبرانی دارند و جبرانی‌شان زودتر تمام می‌شود. توضیح کامل در صفحه‌ی جلسه‌ی جبرانی آمده است.