متن پیامک یادآوری نوبت؛ نمونه‌های آماده و چند نکته
، خواندن حدود ۵ دقیقه
پیامک یادآوری ساده‌ترین کاری است که برای کم کردن غیبت مشتری‌ها می‌شود انجام داد. اما متن همین پیامک کوتاه هم مهم است: اگر نام مجموعه در آن نباشد، مشتری نمی‌داند از کجاست؛ اگر طولانی باشد، ممکن است هزینه‌اش دو برابر شود؛ اگر راهی برای لغو نداشته باشد، مشتری‌ای که نمی‌تواند بیاید باز هم بی‌خبر غیبت می‌کند.
در این نوشته اول چند نکته درباره‌ی نوشتن متن یادآوری آمده و بعد نمونه‌های آماده برای آموزشگاه، باشگاه، سالن زیبایی، مطب و مرکز مشاوره. در همه‌ی نمونه‌ها نام‌ها فرضی هستند.
یک پیامک یادآوری خوب چه دارد
- نام مجموعه، اول متن. مشتری باید با دیدن پیش‌نمایش پیامک بفهمد از کجاست. شماره‌ی فرستنده معمولاً چیزی به او نمی‌گوید.
- نام مشتری. پیامکی که با نام شروع شود، شخصی‌تر است و کمتر شبیه پیامک تبلیغاتی دیده می‌شود.
- خدمت، روز و ساعت. «جلسه‌ی پیانو، یکشنبه ساعت ۱۷» بهتر از «نوبت فردای شما» است. اگر مشتری چند نوبت دارد، باید بداند کدام است.
- راه لغو. یک لینک یا شماره‌ای که بشود به آن پیام داد. هدف یادآوری فقط آمدن مشتری نیست؛ این هم هست که اگر نمی‌آید، زودتر بگوید.
- بیشتر از این نیاورید. آدرس، قوانین و تبلیغ را در پیامک‌های دیگر بفرستید.
طول پیامک و هزینه
پیامک فارسی تا ۷۰ نویسه یک پیامک حساب می‌شود. اگر بیشتر شود، پیامک چندبخشی می‌شود و هر بخش ۶۷ نویسه جا دارد؛ یعنی یک متن ۱۰۰ نویسه‌ای هزینه‌ی دو پیامک را دارد. فاصله، نقطه و نویسه‌های لینک هم شمرده می‌شوند.
اگر برای صدها نوبت در ماه یادآوری می‌فرستید، کوتاه کردن متن تا حد یک یا دو بخش تفاوت محسوسی در هزینه دارد. متنی که لینک دارد معمولاً دوبخشی می‌شود و این قابل قبول است؛ کافی است بخش سوم نداشته باشد.
چه زمانی بفرستیم
- یک روز قبل: اصلی‌ترین یادآوری. مشتری فرصت دارد برنامه‌اش را جابه‌جا کند یا لغو کند، و شما فرصت دارید جای خالی را پر کنید.
- دو ساعت قبل: فقط برای نوبت‌هایی که زیاد فراموش می‌شوند، مثل کلاس‌های صبح زود یا نوبت‌هایی که هفته‌ها قبل گرفته شده‌اند.
- شب نفرستید. پیامکی که ساعت ۱۱ شب برسد، بیشتر مزاحمت است تا یادآوری. اگر یادآوری قرار است شب ارسال شود، بگذارید برای صبح.
برای کودکان و نوجوانان، پیامک را به ولی بفرستید و نام فرزند را در متن بیاورید، به‌خصوص اگر یک خانواده چند فرزند در کلاس‌های مختلف دارد.
نمونه‌ها
آموزشگاه موسیقی یا زبان
آموزشگاه نوا: سلام خانم رضایی، یادآوری کلاس پیانو برای سارا، یکشنبه ساعت ۱۷. اگر نمی‌آیید لطفاً لغو کنید: [لینک]
نسخه‌ی کوتاه‌تر، بدون لینک، که در یک پیامک جا می‌شود:
آموزشگاه نوا: کلاس پیانوی سارا فردا ساعت ۱۷ است. برای لغو پیام بدهید.
باشگاه و کلاس ورزشی
باشگاه آرین: سلام آقای کریمی، کلاس یوگا فردا ساعت ۸ صبح. اگر نمی‌رسید لطفاً لغو کنید تا جای شما به نفر بعدی برسد: [لینک]
جمله‌ی «تا جای شما به نفر بعدی برسد» در کلاس‌های گروهی که فهرست انتظار دارند، دلیل لغو کردن را به مشتری می‌گوید و می‌تواند باعث شود مشتری زودتر لغو کند.
سالن زیبایی
سالن رز: سلام مریم جان، نوبت کوتاهی و رنگ شما فردا ساعت ۱۴ با خانم احمدی است. برای لغو یا جابه‌جایی: [لینک]
برای خدمت‌های طولانی، نام کارکنی که نوبت با اوست را بیاورید. مشتری‌های سالن معمولاً به یک نفر وفادارند.
مطب و کلینیک
مطب دکتر صالحی: سلام، نوبت شما فردا سه‌شنبه ساعت ۱۰:۳۰ است. لطفاً ۱۰ دقیقه زودتر حاضر باشید. برای لغو: [لینک]
در مطب، از آوردن نام بیماری یا نوع درمان در پیامک خودداری کنید. پیامک ممکن است روی گوشی‌ای دیده شود که فقط در اختیار بیمار نیست.
مرکز مشاوره
مرکز مشاوره‌ی آرامش: سلام، جلسه‌ی شما فردا ساعت ۱۸ است. اگر امکان حضور ندارید، لطفاً تا امشب لغو کنید: [لینک]
در مشاوره هم، مثل مطب، متن را تا حد ممکن کلی نگه دارید و نام مشاور یا موضوع جلسه را نیاورید، مگر اینکه مراجع خودش خواسته باشد.
پیامک‌های دیگری که به کار می‌آیند
یادآوری تنها پیامک مفید نیست. چند پیامک دیگر هم جلوی سوءتفاهم را می‌گیرند:
ثبت نوبت. وقتی برای کسی کلاس یا نوبت ثبت می‌کنید، یک تأیید کوتاه بفرستید:
آموزشگاه نوا: سلام، کلاس پیانوی سارا یکشنبه‌ها ساعت ۱۷ ثبت شد.
لغو از طرف مجموعه. اگر مدرس بیمار شد یا مجموعه تعطیل بود، هر چه زودتر خبر بدهید و اگر برای او جلسه‌ی جبرانی ثبت می‌شود، همان‌جا بگویید:
آموزشگاه نوا: سلام، کلاس پیانوی سارا یکشنبه ساعت ۱۷ لغو شد. یک جلسه‌ی جبرانی برای شما ثبت شده است.
جای خالی. وقتی کسی لغو کرد، به کسانی که منتظر همان ساعت بودند خبر بدهید و مهلت مشخص کنید:
آموزشگاه نوا: سلام، دوشنبه ساعت ۱۸ یک جا در کلاس گیتار خالی شد. تا ساعت ۲۱:۴۵ می‌توانید رزرو کنید: [لینک]
برای مهلت جواب دادن و ترتیب پیشنهاد به چند نفر، کاهش کنسلی و غیبت مشتری‌ها را ببینید.
اشتباه‌های رایج
- پیامک بدون نام مجموعه. «نوبت شما فردا ساعت ۱۷ است» برای کسی که در دو جا نوبت دارد، بی‌فایده است.
- ارسال دستی. اگر منشی باید هر شب یادآوری‌ها را بفرستد، شبی که سرش شلوغ باشد هیچ یادآوری‌ای ارسال نمی‌شود.
- متن طولانی. هر جمله‌ی اضافه ممکن است هزینه‌ی هر یادآوری را دو برابر کند.
- نداشتن راه لغو. یادآوری بدون راه لغو، غیبت بی‌خبر را فقط کمی کمتر می‌کند.
یادآوری خودکار در برنامک
برنامک یک روز قبل از هر جلسه، خودکار پیامک یادآوری با لینک لغو می‌فرستد و اگر بخواهید، یادآوری دو ساعت قبل را هم روشن می‌کنید. متن همه‌ی پیامک‌ها، از یادآوری تا ثبت نوبت و پیشنهاد جای خالی، در پنل قابل ویرایش است و نام مجموعه، نام گیرنده، خدمت و زمان خودشان در متن قرار می‌گیرند.
پیامک کلاس کودکان به ولی می‌رود و نام فرزند در متن می‌آید. پیامکی که باید بین ساعت ۲۲ تا ۸ صبح فرستاده شود تا صبح می‌ماند؛ اگر تا صبح دیگر به کار نیاید فرستاده نمی‌شود، مگر خبر لغو جلسه که شبانه هم می‌رود. وضعیت رسیدن هر پیامک در پنل دیده می‌شود.
پیامک‌ها از خط برنامک ارسال می‌شوند و در هر پلن تعدادی پیامک ماهانه وجود دارد؛ جزئیات در قیمت‌ها و صفحه‌ی یادآوری پیامکی آمده است.